Les frais engagés pour le compte de l’association doivent être remboursés sur présentation de justificatifs. Afin de se faire rembourser, le bénévole doit fournir une note de frais. Celle-ci sera enregistrée en comptabilité. Les justificatifs sont à conserver durant 4 ans.

Les remboursements de frais ne sont pas soumis aux charges sociales et fiscales.

Le remboursement des frais kilométriques 

Un bénévole utilisant son véhicule personnel dans le cadre de son activité au profit de son association peut demander le remboursement des frais engagés.

Les indemnités versées par l’association sont déductibles des impôts à condition ne pas dépasser le barème fixé annuellement par l’administration fiscale. L’association n’est pas obligée de rembourser à hauteur dudit barème, c’est uniquement un maximum autorisé.

Barème fiscal 2023 de remboursement des frais kilométriques : 

– applicables aux voitures (en €)

Puissance fiscale	Jusqu’à 5000 km	De 5001 à 20000 km	Au-delà de 20000 km
3 CV et moins	d x 0,502	(d x 0,3) + 1007	d x 0,35
4 CV	d x 0,575	(d x 0,323) + 1262	d x 0,387
5 CV	d x 0,603	(d x 0,339) + 1320	d x 0,405
6 CV	d x 0,631	(d x 0,355) + 1382	d x 0,425
7 CV et plus	d x 0,661	(d x 0,374) + 1435	d x 0,446

– applicables aux motocyclettes (en €)

Puissance fiscale	Jusqu’à 3000 km	De 3001 à 6000 km	Au-delà de 6000 km
1 ou 2 CV	d x 0,375	(d x 0,094) + 845	d x 0,234
3 ou 4 ou 5 CV	d x 0,444	(d x 0,078) + 1099	d x 0,261
plus de 5 CV	d x 0,575	(d x 0,075) + 1502	d x 0,325

– applicables aux cyclomoteurs (en €)

Jusqu’à 3000 km	De 3001 à 6000 km	Au-delà de 6000 km
d x 0,299	(d x 0,07) + 458	d x 0,234

d représente la distance parcourue

Il est à noter que les montant des frais de déplacement calculés à partir de ces barèmes est désormais majoré de 20% pour les véhicules électriques.

Le renoncement à remboursement

Un bénévole peut renoncer à se faire rembourser les frais engagés. Cet acte peut être assimilé à un don et ouvrir droit à une déduction fiscale. Cependant il faut impérativement respecter certaines conditions :

• les frais engagés doivent être justifiés et justifiables,
• le bénévole doit renoncer expressément à demander le remboursement des frais,
• l’association doit remettre un justificatif de don au bénévole,
• les frais doivent apparaître dans la comptabilité de l’association en charges dans le compte concerné et en produit dans le compte « dons ».

Les frais de transport obéissent à des règles particulières.